EasyFreelance AB är personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs här, om inget annat anges. Vi behandlar personuppgifter för att kunna tillhandahålla vår tjänst, administrera uppdrag och anställningar, betala lön, fakturera kunder, uppfylla rättsliga skyldigheter och ge support.
1. Vilka uppgifter vi behandlar
Vi kan behandla identitets- och kontaktuppgifter, till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress; konto- och inloggningsuppgifter; uppgifter om yrke, kompetens och uppdrag; kund- och faktureringsuppgifter; bank- och betalningsuppgifter; löne-, skatte- och anställningsuppgifter; identitetshandlingar när sådan kontroll krävs; kommunikation med kundservice; tekniska uppgifter om hur tjänsten används; samt uppgifter om utlägg, försäkringsärenden eller arbetsmiljö när de behövs för ett relevant ändamål. Om det är nödvändigt och tillåtet enligt lag kan vi även behandla särskilda kategorier av personuppgifter, exempelvis hälsouppgifter i samband med sjukfrånvaro, rehabilitering eller försäkringsärenden. Sådana uppgifter behandlas endast när det finns särskilt stöd enligt GDPR och svensk rätt.
2. Varifrån uppgifterna kommer
De flesta uppgifter får vi direkt från dig när du registrerar konto, registrerar ett uppdrag, skickar in underlag eller kontaktar oss. Vi kan även få uppgifter från kunder och samarbetspartner som du utför uppdrag för, banker och betaltjänster, myndigheter, försäkringsgivare samt andra aktörer när det är nödvändigt för tjänsten eller för att uppfylla en rättslig skyldighet.
3. Varför vi behandlar uppgifter och rättslig grund
Avtal och åtgärder före avtal. Vi behandlar uppgifter för att skapa och administrera ditt konto, bedöma och registrera uppdrag, administrera anställningsförhållanden, fakturera kunder, hantera lön och utbetalningar, ge support och i övrigt leverera den tjänst du begär.
Rättslig förpliktelse. Vi behandlar uppgifter när det krävs enligt bland annat skatte-, bokförings-, arbetsrätts-, arbetsmiljö- eller annan tillämplig lagstiftning och när vi måste lämna uppgifter till behöriga myndigheter. Berättigat intresse. Vi kan behandla uppgifter för exempelvis informations- och IT-säkerhet, förebyggande av bedrägerier och missbruk, intern kontroll, utveckling och analys av tjänsten, dokumentation av kundservice samt marknadsföring av våra egna relevanta tjänster. Innan sådan behandling sker bedömer vi att vårt intresse inte väger lättare än dina rättigheter och friheter.
Samtycke. När behandling bygger på samtycke informerar vi om detta separat. Du kan återkalla samtycket när som helst. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av behandling som skett innan samtycket återkallades. Rättsliga anspråk och särskilda regler. När särskilda kategorier av personuppgifter behandlas görs det endast när villkoren i artikel 9 GDPR och tillämplig svensk rätt är uppfyllda.
4. Profilering och marknadsföring
Om vi använder personuppgifter för individanpassad marknadsföring eller profilering informerar vi om detta och använder den rättsliga grund som är tillämplig för behandlingen. Om behandlingen bygger på samtycke kan samtycket återkallas när som helst.
Du har alltid rätt att invända mot behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring. När du invänder upphör vi med sådan behandling för marknadsföringsändamålet.
5. Cookies och webbplatsdata
EasyFreelance använder cookies och liknande teknik på våra webbplatser. Nödvändiga cookies används för att webbplatsen och tjänsten ska fungera. Andra cookies, till exempel för statistik eller marknadsföring, används i enlighet med de val du gör i vår cookiehantering och de regler som gäller för elektronisk kommunikation och dataskydd.
Mer detaljerad information om vilka cookies och leverantörer som används ska finnas i EasyFreelances cookieinformation.
6. Hur länge vi sparar uppgifter
Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för det ändamål de samlades in för. Lagringstiden varierar därför mellan olika typer av uppgifter.
Räkenskapsinformation bevaras i den tid som krävs enligt bokföringslagen. Enligt nuvarande regler innebär det som huvudregel till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Uppgifter som behövs för anställning, lön, skatt, försäkring, rättsliga anspråk eller myndighetskrav kan behöva sparas längre när det finns en rättslig skyldighet eller ett berättigat behov.
Konton som aldrig har använts för ett uppdrag kan raderas efter en period av inaktivitet enligt EasyFreelances vid var tid gällande gallringsrutiner. Supportärenden gallras när uppgifterna inte längre behövs för support, dokumentation, rättsliga anspråk eller andra berättigade ändamål.
7. Vem vi delar uppgifter med
Vi kan lämna personuppgifter till kunder och uppdragsgivare när det behövs för att administrera eller genomföra uppdraget; banker och betaltjänstleverantörer för betalningar; försäkringsgivare och andra leverantörer som behövs för tjänsten; myndigheter när vi är skyldiga eller har rätt att lämna uppgifterna; samt IT-, drift-, analys-, kommunikations- och supportleverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning.
När en leverantör behandlar personuppgifter för EasyFreelances räkning ingår vi personuppgiftsbiträdesavtal när GDPR kräver det. En mottagare kan i andra situationer vara självständigt personuppgiftsansvarig för sin behandling.
8. Överföring utanför EU/EES
Vissa av våra leverantörer eller deras underleverantörer kan behandla personuppgifter utanför EU/EES. En sådan överföring sker endast när det finns en tillåten överföringsmekanism enligt GDPR.
Det kan exempelvis vara ett beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler från 2021 tillsammans med de kompletterande skyddsåtgärder som behövs i det enskilda fallet. För mottagare i USA kan ett beslut om adekvat skyddsnivå användas när mottagaren omfattas av EU-U.S. Data Privacy Framework.
Du kan kontakta oss om du vill ha mer information om de skyddsåtgärder som används för en viss överföring.
9. Säkerhet
EasyFreelance använder lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder utifrån behandlingens art och risk. Det kan bland annat omfatta åtkomstkontroll, behörighetsstyrning, kryptering där det är lämpligt, loggning, säkerhetskopiering, interna rutiner, leverantörskontroller, incidenthantering och utbildning. Tillgång till personuppgifter begränsas till personer som behöver uppgifterna för sitt arbete.
10. Dina rättigheter
Du kan, när förutsättningarna i GDPR är uppfyllda, begära tillgång till dina personuppgifter, rättelse av felaktiga uppgifter, radering, begränsning av behandling och dataportabilitet. Du kan också invända mot behandling som grundas på berättigat intresse och alltid invända mot direktmarknadsföring.
Om behandling bygger på samtycke kan du återkalla samtycket när som helst.
Vissa rättigheter är inte absoluta. Vi kan exempelvis behöva behålla uppgifter som vi enligt lag är skyldiga att spara eller som behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Vi besvarar en begäran utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Om en begäran är komplicerad eller om vi har fått många begäranden kan tidsfristen i vissa fall förlängas enligt GDPR.
11. Kontakt och klagomål
Vill du utöva en rättighet eller har frågor om vår behandling av personuppgifter kan du kontakta EasyFreelance via vår kundservice och ange att ärendet gäller dataskydd. Vi kan behöva verifiera din identitet innan vi lämnar ut eller ändrar personuppgifter.
Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att vår behandling av personuppgifter strider mot dataskyddsreglerna.
12. Ändringar
Vi kan uppdatera denna information när vår behandling, våra tjänster eller tillämpliga regler förändras. Vid väsentliga förändringar informerar vi på ett lämpligt sätt innan den nya informationen börjar tillämpas.
Har du frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter, eller vill du utöva dina rättigheter? Skicka ett e-postmeddelande till [email protected] eller ring kundsupporten.